Charte Panéliste

La formule parfaite est continuellement réinventée par les experts GALÉNIC. Toujours à la recherche de meilleurs résultats, GALÉNIC COSMETICS LABORATORY choisit des ingrédients d’exception afin d’obtenir des formules élégantes, et efficaces. 

Le service Recherche & Développement est donc un pôle clé pour GALÉNIC, qui va proposer dans un premier temps des formules à la pointe de la science. Et dans un second temps, l’instauration de tests cliniques afin d’évaluer la performance, l’efficacité de ces formules dans le but d’obtenir les meilleurs résultats possibles sur la peau.

Votre rigueur est l’élément essentiel pour le bon fonctionnement et le bon déroulement de nos études cliniques.

INSCRIPTION ET DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Afin de participer à des études cliniques, le volontaire doit se préinscrire sur le site officiel GALÉNIC dans la rubrique « Comment être volontaire ? ». Afin de valider sa préinscription dans la Base de Donnée GALÉNIC, le volontaire doit prendre connaissance du règlement du Laboratoire GALÉNIC et cocher la case confirmant qu’il accepte de s’y conformer. Le panéliste obtiendra donc un accès à sa fiche panéliste, il s’engage donc à fournir des informations exactes, complètes et à les maintenir à jour.

Toutes les informations ajoutées dans la fiche panéliste (informations personnelles, données médicales, caractéristiques de la peau) restent confidentielles et protégées. Elles nous permettent de cibler au mieux les études cliniques que peut réaliser le volontaire.

La Société organisatrice porte à l’attention des volontaires, le fait que sa base de données susceptible de comporter des données à caractère personnel fait l’objet d’un traitement conforme au Règlement 2016/679/UE du Parlement Européen entré en vigueur le 25/5/2018 et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Le volontaire bénéficiera d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation du traitement de ses données à caractère personnel.

Nous pouvons demander aux panélistes un document officiel d’identité, en effet, les données à caractère personnel que les volontaires communiquent sont destinées au seul usage de la Société organisatrice, responsable de leur traitement et de leur conservation.

Ces données ne seront pas communiquées à d’autres tiers que ceux mentionnés ci-après :

- Destinataires internes à la Société : L’accès à vos données à caractère personnel est strictement limité aux collaborateurs de GALÉNIC, habilités en raison de leurs fonctions et soumis au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

- Le sous-traitant DATACAPT est habilité par le laboratoire GALÉNIC (responsable de traitement) à traiter les données à caractère personnel lors d’une l’étude clinique. DATACAPT est certifié ISO 27001 et les transferts de données sont encadrés par la signature d’un DPA (Data Processing Agreement). Les données sont stockées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Vous trouverez plus d’informations sur le site suivant :  https://www.datacapt.com/securite

La Société organisatrice s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables à sa disposition pour préserver la confidentialité des données à caractère personnel. Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité à l’adresse suivante :  https://galenic.com/fr/policies/privacy-policy

Si le volontaire souhaite à tout moment interrompre sa participation aux tests, le volontaire doit en informer l’investigateur, sans aucun préjudice, ses données à caractère personnel seront alors détruites. En effet, le volontaire bénéficie d’un droit d’opposition concernant la limitation ou la suppression de ses données à caractère personnel.

Ces droits peuvent être exercés à l’adresse suivant : dpo@galenic.fr ou bien par mail : panelistes@galenic.com

INSCRIPTION DANS NOTRE PANEL

Afin de faire partie de notre panel, le volontaire doit répondre à un questionnaire en ligne sur le site internet : galenic.com dans la rubrique « Comment être volontaire ». La réponse à l’ensemble des questions est nécessaire afin de finaliser la création du compte.

Si le volontaire correspond au profil recherché, il pourra continuer le processus de pré-inscription, en initialisant son mot de passe et en ajoutant ses informations personnelles dans sa fiche panéliste (adresse postale, numéro de téléphone, RIB…).

Un mail comportant un lien pour prendre rendez-vous avec le chargé d’étude clinique, sera envoyé suite à la première connexion du volontaire sur sa fiche panéliste.  Le panéliste recevra un email de confirmation de sa pré-inscription, une fois le rendez-vous confirmé.  Il s’engage à nous fournir et à maintenir les informations le concernant.

Cette première visite non indemnisée, durera environ 45 minutes, et permettra de compléter les caractéristiques de peau du volontaire.  À la suite de cette visite, le panéliste sera bien inscrit dans la base de données GALÉNIC et pourra participer à des tests cliniques.

REALISATION DES ETUDES CLINIQUES

Lorsque le volontaire correspond aux critères recherchés pour participer à une étude clinique, il est contacté par courriel avec la proposition d’étude. Le volontaire s’engage à ne pas transférer à un tiers, les propositions d’études cliniques. Il est destiné uniquement au panéliste qui le reçoit.

Le volontaire reçoit par mail des propositions de tests cliniques ; comportant le type de produit testé, les consignes à respecter ainsi qu’un lien pour la prise de rendez-vous. Le panéliste choisit le créneau qui lui convient. Lorsqu’il prend un rendez-vous pour participer à un test clinique, le volontaire est bloqué sur l’étude jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Lors de la première visite d’une étude, l’investigateur (chargé d’étude clinique GALÉNIC) doit vérifier que tous les critères de sélection sont bien respectés (aucun changement concernant la prise de traitement ou bien de lésions au niveau des zones évalués). En effet, un rendez-vous dans le laboratoire GALÉNIC, ne garantit pas la participation du panéliste à l’étude. Un consentement en double exemplaire, incluant les informations concernant le déroulement et les impératifs de l’étude, vous sera remis avant chaque début d’étude par l’investigateur. Pendant toute la durée de la visite, les volontaires se trouvent dans des cabines de tests où l’hygrométrie, la lumière, et la température sont sous contrôles et identiques afin d’obtenir des résultats optimaux et reproductibles.

Lorsque le test est terminé, le volontaire est indemnisé et peut être contacté pour participer à de nouvelles études cliniques.

La réalisation des études cliniques aura lieu au : 84 voie du TOEC, 31300 TOULOUSE.                                                                                  

INDEMNISATION

Le panéliste ayant participé à la totalité du test perçoit l’indemnisation prévue pour cette étude. Cette indemnisation varie selon : le type de test effectué, le nombre de visite, le nombre d’instrument de mesure utilisé, ainsi que les contraintes de l’étude. Ce montant est communiqué dans le mail de proposition de test ainsi que dans le consentement distribué lors de la première visite d’inclusion de l’étude. L’indemnisation est effectuée par virement bancaire dans un délai d’un mois dès la fin de l’étude clinique.

Si le volontaire est non inclus, c’est-à-dire, s’il ne correspond plus aux critères de l’étude (lésion sur zone de mesure ou bien changement de traitement spécifique), aucune indemnisation ne sera versée. De la même manière, si le panéliste arrête l’étude en cours de route.

La visite d’inscription avec le chargé d’étude clinique, ne donne pas lieu à une indemnisation.

ENGAGEMENTS

Il est primordial d’avoir des personnes motivées, ponctuelles et disponibles dans notre Panel afin de garantir la qualité de nos études cliniques. Tous les produits testés ont des revendications spécifiques, cependant les consignes de base à respecter sont les suivantes :

Les rendez-vous au sein du Laboratoire GALÉNIC

• Être disponible, ponctuel et respecter l’heure du rendez-vous.
• Prévenir en cas de retard ou d’absence dans les plus brefs délais (au minimum 48h avant votre rendez-vous) par mail : panelistes@galenic.com Ou bien par téléphone : 07 81 11 78 55
• Les demandes de modifications de rendez-vous doivent être formulées au minimum 24heures avant votre rendez-vous au 07 81 11 78 55 ou par mail panelistes@galenic.com ou bien via votre fiche panéliste Datacapt.
• Les accompagnateurs ou bien les enfants ne sont pas admis lors de vos visites dans notre laboratoire.
• La présence d’animaux au Laboratoire est formellement interdite.
• Ne prendre aucun effet personnel dans les salles de tests.
• Le laboratoire GALÉNIC décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol dans ses locaux.
• Lors d’une visite pour un test, le panéliste ne doit rien appliquer au niveau de son visage, cou et décolleté ou avant-bras (ni soin, ni maquillage, visage nettoyé à l’eau uniquement) selon le type de l’étude.
• Vous ne devez pas vous déplacer sans autorisation, une salle d’attente est à votre disposition et vous sera indiquée lors de votre arrivée au Laboratoire GALÉNIC.
• Il est interdit de manger, boire, fumer ou bien vapoter. Si une étude nécessite votre présence une journée complète, nous vous demanderons d’apporter une collation froide.

Protocoles des tests cliniques

• Être engagé afin d’obtenir des résultats fiables à propos de ses informations personnelles, des consignes à respecter durant l’étude.
• Lors d’une étude en cours, le volontaire s’engage à respecter le protocole d’application des produits pendant toute la durée de l’étude. Dans le cas contraire, le volontaire ne sera pas indemnisé. Le Laboratoire se réserve le droit de vous exclure du fichier pour tout non-respect du règlement.
• Au terme de l’étude, tous les produits testés doivent être rapportés au Laboratoire GALÉNIC.
• Ne pas participer à plusieurs études cliniques en même temps, même dans un autre Centre.

Informations liées aux Données à caractère personnel du volontaire

• Ne pas avoir de pathologie spécifique.
• Le volontaire doit être majeur, ne pas souffrir d’allergie, ne pas être sous traitement médicamenteux.
• Nous fournir des informations correctes concernant vos données à caractère personnel, médicales et vos habitudes cosmétiques.
• Le volontaire s’engage à signaler toute modification liée à ses données de santé pouvant être contre indiquées pour la réalisation de ces tests cliniques (exemple : modification de prise médicamenteuse et/ou hormonale, suspicion de grossesse survenant au cours de l’étude). Afin de protéger vos données à caractère personnel, nous vous invitons à ne signaler ces contre-indications que sur l’outil dédié et sécurisé aux tests cliniques DATACAPT et à minimiser les dites données.
• Nous contacter d’urgence en cas de problème avec un produit testé, le panéliste doit alors se présenter dans notre Laboratoire dans les plus brefs délais avec le produit testé.  Dès signalement par téléphone d’un effet indésirable par un panéliste auprès du chargé d’étude clinique, le volontaire devra documenter par téléphone, le chargé d’étude clinique sur les 4 critères suivants (notificateur, consommateur, EI, produit).

Les produits testés sur la peau ont reçu une conformité toxicologique et microbiologique, ils respectent les conditions d’hygiène et de sécurité. Toute information importante concernant le produit cosmétique testé, vous sera communiquée.

Tout évènement indésirable doit être signalé au maximum dans les 24h au chargé d’études cliniques GALÉNIC :

Nous nous engageons à :

• Accueillir avec convivialité dans notre Laboratoire GALÉNIC les volontaires.
• Garantir l’accessibilité du Laboratoire aux personnes à mobilités réduites.
• Respecter les horaires de rendez-vous fixé avec le volontaire.
• Recevoir les volontaires dans des conditions de confort, d’hygiène et de sécurité maximale.
• Informer précisément et clairement le panéliste, des protocoles des études cliniques.
• Transmettre un consentement aux volontaires avant le début de chaque test clinique.
• Être à l’écoute pour toutes questions, renseignements. Nous sommes joignables par courriel : panelistes@galenic.com ou bien par téléphone au 07 81 11 78 55 (afin de respecter le Règlement Général sur la Protection des données, nous vous invitons en revanche à ne pas communiquer de données de santé par le biais d’un email non sécurisé)
• Protéger les informations confidentielles des volontaires